Wie organisiert ihr Wareneingangskontrolle im Lagerbetrieb?

[Silvester]

Ich arbeite in einem mittelständischen Handelsunternehmen und wir stehen gerade vor der Herausforderung, unsere internen Abläufe im Lager zu optimieren. Ein Bereich, der dabei besonders ins Auge fällt, ist die Wareneingangskontrolle.

Momentan fehlt uns eine klar strukturierte Vorgehensweise – jeder macht es irgendwie anders, was häufig zu Fehlern, unnötigen Reklamationen und fehlenden Rückmeldungen an Lieferanten führt. Auch das Thema Dokumentation kommt viel zu kurz. Bisher gibt es keine einheitlichen Prüfprotokolle, und selbst Transportschäden werden nur selten konsequent festgehalten. Das verursacht nicht nur Mehrarbeit, sondern auch finanziellen Verlust.

Dabei wissen wir natürlich, wie wichtig eine gewissenhafte Eingangskontrolle ist – gerade wenn es um Fristen und Gewährleistungsrechte geht. Insbesondere bei hochwertigen Produkten wie Elektronik oder Lebensmitteln ist es ein echtes Risiko, wenn Mängel nicht direkt bei Anlieferung auffallen. Zwei Fragen beschäftigen uns derzeit besonders: Wie sieht ein optimaler Prüfprozess im Wareneingang aus? Und gibt es Tools oder Anbieter, die uns bei der Implementierung professioneller Standards unterstützen können?

Vielleicht könnt ihr aus Erfahrung berichten, wie ihr das bei euch gelöst habt. Gibt es bewährte Checklisten oder Softwarelösungen, die sich in der Praxis bewährt haben? Ich freue mich über jeden konstruktiven Tipp oder Erfahrungswert!

[Goaly]

Deine Fragestellung ist absolut berechtigt – die Wareneingangskontrolle ist ein zentraler Baustein in der Lagerlogistik, der oft unterschätzt wird, obwohl hier bereits die Qualität der gesamten Lieferkette entschieden wird.

Grundsätzlich beginnt ein professioneller Prozess mit der systematischen Prüfung von Lieferschein, Absender, Empfänger und dem Abgleich der bestellten mit den gelieferten Mengen. Die Kontrolle erfolgt in zwei Stufen: Zuerst äußerlich im Beisein des Fahrers, dann innerlich, also qualitativ und ggf. funktionell – je nach Produktart auch stichprobenartig. Wichtig ist, dass beide Kontrollen dokumentiert werden – entweder analog mit Prüfprotokollen oder, idealerweise, digital über Scanner-gestützte Systeme.

Ein strukturierter Ablauf verhindert nicht nur Reklamationsverluste, sondern sichert auch wertvolle Rückverfolgbarkeit. Die Umsetzung lässt sich erheblich erleichtern, wenn man auf etablierte Praxislösungen zurückgreift. Eine sehr gut erklärte und praxisorientierte Einführung zum Thema Wareneingangskontrolle findest du z. B. im Logistik-Lexikon der Website https://www.munz-ldb.de/logistik-lexikon/wareneingangskontrolle/. Dort wird der gesamte Ablauf detailliert erklärt – von der Anlieferung bis zur Erfassung im Lagerverwaltungssystem.

Was viele unterschätzen: Auch die psychologische Wirkung auf die Lieferanten ist nicht zu vernachlässigen. Wer strukturiert prüft, signalisiert Professionalität – das wirkt sich langfristig auf die Qualität der Lieferungen aus. Zudem schützt eine konsequente Eingangskontrolle nicht nur vor Verlusten, sondern stärkt auch den rechtlichen Handlungsspielraum gegenüber Speditionen und Lieferanten.

In unserem Unternehmen setzen wir auf eine Kombination aus mobilen Scannern und standardisierten Prüfbögen – ergänzt durch Foto-Dokumentation bei sichtbaren Schäden. Zusätzlich haben wir Schulungen für unsere Lageristen eingeführt, damit wirklich jeder weiß, worauf zu achten ist. Gerade bei sensiblen Warengruppen wie gekühlter Ware oder Maschinen ist das enorm wichtig.

Wenn ihr gerade am Umstrukturieren seid, solltet ihr den Prozess als festen Bestandteil eurer QM-Dokumentation mit aufnehmen. Langfristig gesehen amortisiert sich eine professionelle Eingangskontrolle sehr schnell – durch reduzierte Reklamationen, weniger Retouren und mehr Kundenzufriedenheit.

Ich hoffe, das hilft euch bei euren nächsten Schritten weiter. Viel Erfolg bei der Optimierung eurer Lagerprozesse!